Bestyrelsesmøde, Februar
Dato: 8. februar 2012 kl. 19.00 – 23.30

Deltagere:  

                 Ronald Stelmer, (RS)

                 Søren Jensen, (SJ)

                 Per Lindegaard, (PL)

                 Otto Bach Ulstrup, (OBU) - afbud

                 Anders Rørtoft-Madsen, (ARM)

                 Jan Knudsen, (JK)

1. Opfølgning på sidste referat

1.1. Godkendt

2. Orientering fra formanden og OS&E

2.1. Planlægning af GF 2012

Tjekliste er fremsendt til bestyrelsen. Alle har godkendt deres opgaver. Formandens skriftlige beretning vil blive uploadet senest en uge før afvikling af Generalforsamling.

2.2. Bestyrelsen udvides i et år med et ekstra medlem grundet jubilæumsaktiviteterne.

2.3. Kort sammenfatning fra DBU Fyn formandsmøde. Dagsordenen skal i fremtiden blive bredere end temaet klubberne og kommunen. Der blev diskuteret fra emner som kunstgræsbaner, netværksdannelse, kontingentsatser etc.

3. Orientering fra forretningsføreren

3.1. Opfølgning på statusmøde med Ådalens Gourmet

Der er udarbejdet ny forpagtningsaftale. Denne har som grundlæggende målsætning at både klub og forpagter skal sikres bedre vilkår for indtægtsgivende aktiviteter.

3.2. Strategi Energi Fyn Support El, Codan og OK indsats over for forældrene

Der er udarbejdet skema til at indsamle de nødvendige underskrifter til at klubben må udlevere forældres mailadresse til 3. part.

Skemaerne afleveres til Per Wilberg i OB sekretariatet senest den 1. april – så sikrer han at der afleveres en kopi – alene af de forældre som har underskrevet. Originalerne gemmer vi i OB sekretariatet. Pengene overføres til afdelingskontoen, når vi har modtaget disse. Ønsker afdelingen ikke at deltage i opgaven

sendes en mail senest 1. februar til Per Wilberg på sekretariat@obfodbold.dk, så vi alle har en klar forventningsafklaring.

I kan alle læse mere om de 2 ordninger på http://obfodbold.dk/page.aspx?id=28340

3.3. Personalesituationen

Vi har taget afsked med supervisor John Christensen, idet aftalen udløb med DBU Fyn. Mange har nydt godt

af Johns indsats – og der skal fra klubben lyde en stor tak til John.

Vi har pt. 2 dygtige jobtilskudsmedarbejdere tilknyttet klubben.

3.4. PS 2012 i L’EASY Lounge

Klublivet var på kogepunktet, da vi afholdte PS FIFA 2012 turnering for medlemmer. En fantastisk dag, hvor mange som oftest kun er på banerne til træning fandt ind i klubhuset og havde mange gode kammeratlige timer sammen. Dette var en god start på de arrangementer, som klubben fremover vil tage initiativ til for at styrke klublivet uden for træningsbanerne. Er der gode ideer og ikke mindst frivillighedstimer til rådighed blandt voksne i jeres netværk, så bed dem kontakte OB Sekretariatet for nærmere aftale.

3.5. Parkeringsforhold i Ådalen

Det er besluttet at alle der modtager en parkeringsbøde i Ådalen selv må rette henvendelse til Q-park hvis de føler sig dårlig behandlet. Relevant data til Q-park udleveres ved henvendelse i OB Sekretariatet.

4. Sager til beslutning

4.1. Fordeling af indtægtsgivende aktiviteter ved jubilæumslotteri og HCA City Games.

Bestyrelsen tilslutter sig lotterigruppens oplæg om at der går kr. 5,- pr. solgt lotteriseddel til holdets kasse. Hver spiller fra U6 til og med U14 vil få udleveret 20 lotterisedler samt en oversigt på de gader i Odense C/M de skal lave salgsfremstød på. De ældre årgange vil blive involveret i salg i relation til vore hjemmekampe på TRE-FOR park samt ved udvalgte butikscentre i Odense.

Salget starter primo marts og der trækkes lod af notarius publicus 12. juli – klubbens 125 års fødselsdag.

Indtægter ved HCA – tjent ved praktiske opgaver går fuldt ud til årgangen / holdet.

5. Information og kommunikation

5.1. Updates på www.obfodbold.dk og obkamptavlen.dk

Der er foretaget diverse opdateringer på klubbens website. Obkamptavlen.dk går i luften 1. marts – mere om denne på www.obfodbold.dk samt i nyhedsmails til trænerne.

5.2. Opfølgning på informationsmøderne for forældregrupperne

Det blev aftalt hvem og hvornår der skulle tages action. Behandles på bestyrelsens møde 17/4

6. Økonomi og Events

6.1. Regnskabsopfølgning 2011

Regnskab færdiggøres sammen med revisor og fremlægges i OB sekretariatet til gennemsyn inden generalforsamlingen.

6.2. Budget 2012

Bestyrelsen godkendte budget 2012.

7. Organisation og kultur

7.1. 125 års Jubilæum 2012

Generelt er der et fint flow i arbejdet med at realisere alle aktiviteterne i forbindelse med klubbens 125 års jubilæum.

I bestyrelsen og OB Sekretariatet arbejdes der intenst med drejebog til receptionen, medlems- og fanmarch samt alle nødvendige aftaler i denne sammenhæng. Jubilæumsfesten som afholdes lørdag den 8. september. Læs mere op www.ob125.dk

8. Sport

8.1. Opfølgning på KvindeElite seminar

Der er i samarbejde med trænerne udarbejdet funktionsbeskrivelser for ”Teams omkring holdene”. Disse skal realiseres gennem forældremøder på de enkelte hold. Bestyrelsen arbejder videre med at etablere en KvindeElite ledelse. Næste step i denne proces igangsættes medio februar. Der er trods et trængt marked taget initiativer til tegning af nye sponsorater.

8.2. Opfølgning på møde med DBU Licensudvalg

Der følger en tid, hvor det nye licensmateriale skal gennemlæses grundigt samt foretages en del konsekvensberegninger for at vi får klarhed over hvad vi bliver en del af.

8.3. Tilknytning af børnefodboldkoordinator 2012 – i samarbejde med OS&E

Søren J, Anders R og Jan K igangsætter processen sammen med Uffe P.

8.4. Årets uddannelseskalender for trænere er klar til ”at gå i luften”

Se alle invitationer på http://obfodbold.dk/page.aspx?id=36545

8.5. Samarbejdsaftale med Hjemly Idrætsefterskole

Aftalen er nu godkendt af alle parter. Nu foreligger opgaven med underskrifter og efterfølgende pressemeddelelse.

9. Faciliteter

9.1. Nye omklædningsrum

Der har været afholdt møde med realkreditinstitut. Trods en svær tid, så var det et positivt møde. Vi får lavet en ejendomsvurdering og ud fra denne kan vi fortsætte dialogen med realkreditinstituttet.

9.2. Gardiner L’EASY Lounge

Der monteres gardiner for at kunne lukke af for sol og for meget lys på det store lærred under dvd fremvisninger

9.3. Netværk, alarm og telefoni i Ådalen

Vi har gennemgået og opgraderet alt vores internet/telefoni. Klubbens officielle nummer er nu 6591 5765.

9.4. Multibane på stenmelen

Der arbejdes sammen med mulige leverandører på at skabe en projektbeskrivelse, som kan vinde interesse for alle involverede parter.

10. Kommende møder

Torsdag den 15. marts kl. 18.00

Generalforsamling afholdes torsdag den 15. marts kl. 19.00

Tirsdag den 17. april kl. 19.00

11. Eventuelt

Referat nr. 1/2012 Bestyrelsesmøde

Dato: 5. januar 2011 kl. 19.00 – 21.30

Deltagere:

Ronald Stelmer, (RS)
Søren Jensen, (SJ)
Per Lindegaard, (PL)
Otto Bach Ulstrup, (OBU)
Anders Rørtoft-Madsen, (ARM)
Jan Knudsen, (JK)


1. Opfølgning på sidste referat
Godkendt

2. Orientering fra formanden og OS&E
2.1. Henvendelse fra Odense Alliancen til OBs Old Boys bestyrelse.
OB fremsender en redegørelse fra Old B til Odense Alliancen, som svar på deres henvendelse angående klubbens manglende deltagelse i deres tilbud i 2012.

3. Orientering fra forretningsføreren
3.1. Der arbejdes på at finpudse aftalen med Stadium. Der er udvalgt tøj til OBs Profiltøj til træning, kamp og trænerbeklædning. Se mere på http://www.stadiumteamsales.dk/Microsite.aspx?id=682920&mode=prod.

Når de elektroniske moduler er helt klar udsendes info til trænerne om aftalens indhold og forpligtigelser
3.2. Uddannelsesplanen for 2012 er på plads. Den informeres ud til trænerne inden udgangen af januar, når DBU og DBU Fyn har meldt tilbage med instruktørpåsætninger.

3.3. Vi skal ved fælles hjælp have mere turbu på salget af Nik og Jay billetter.

3.4. Der afholdes møde med DBU angående KvindeElite licens tirsdag den 24. januar.

4. Sager til beslutning
4.1. Driftskonti og indtægtsgivende aktiviteter i fremtiden
Det er bestyrelsens klare holdning at indtjente penge fra indtægtsgivende aktiviteter tilfalder enten klubkassen, afdelingskassen eller holdkassen – og fordeles ikke ud på det enkelte barn.
Det betyder at penge indtjent ved koncerter og boder på TRE-FOR Park går ubeskåret til det hold som forældrene repræsenterer.
Penge fra Codan Forsikringskoncept deles mellem klubkassen og afdelingskassen med kr. 100,- til hver. Penge fra Energi Fyn Support El går ubeskåret til afdelingskassen.
Penge indtjent fra OK Benzin ordningen, Heiko Stumbeck samt Club OB+ medlemsskabet tilfalder ubeskåret klubkassen.

4.2. Principper for udbetaling til årgangs/holdkassen er ændret. Det udbetales i fremtiden efter antal udendørs hold. Tilskuddet er tænkt som et bidrag til sociale aktiviteter i årgangen / på holdet – og ikke som hel eller delvis betaling af eksempelvis indendørs stævner.
Fordelingen er kr. 500,- pr. 3-mands, 5-mands og 7-mands stævnehold (udendørssæsonsen) samt kr. 750,- pr. 9-mands og 11-mands turneringshold (udendørssæsonsen). Beløbene er halvårlige og skal benyttes mellem sæsonerne (1. august til 30. juni) – og kan dermed ikke overføres henover sommeren, ej heller følge med årgangen op.

4.3. Forberedelse af årligt statusmøde med Ådalens Gourmet
Dagsordenen er faciliteter, åbningstider og service, udviklingsinitiativer med indtjening for øje, Carlsberg aftale og diverse. Mødet afholdes torsdag den 12. januar.

5. Information og kommunikation

5.1. Opfølgning på informationsmøderne for forældregrupperne. Udsat til næste møde.

6. Økonomi og Events

6.1. Regnskabsopfølgning 2011
Udkast til årsrapport ligger klar til næste bestyrelsesmøde. Obligationer er udløbet og er at kommet til udbetaling på en obligationskonto. Bestyrelsen har besluttet at nogle af midlerne skal investeres igen og en anden del skal nedbringe kassekreditten.
Lån i klubhuset er nu fuldt og endeligt indfriet af Odense kommune. Klubben er nu ejer af klubhuset og har ingen gæld i bygningerne.

6.2. Budget 2012
Der mangler enkelte oplæg omkring kvinde elite og nye investeringer i maskinparken før det endelige budget er klar til sidste behandling i bestyrelsen.

6.3. Hvad gør vi med Energi Fyn Support El, Codan Forsikringskoncept og OK Benzin indsats over for forældrene.
OB sekretariatet udarbejder et udkast til strategi med udgangspunkt i de i pkt. 4 besluttede principper.
Der udarbejdes et oplæg til indsamling af underskrifter ved træning, kamp eller forældremøder. Strategien er at forældrene giver klubbens ledelse lov til at 3. part / klubbens samarbejdspartnere kan kontakte forældrene elektronisk.

7. Organisation og kultur

7.1. 125 års Jubilæum 2012 status
Status på forberedelserne til Receptionen 24. maj
Der er lavet et udkast til rammen for dagen. Vi ønsker at det skal være en festlig dag for medlemmer, fans og inviterede gæster. Dagen starter med en jubilæumsmarch fra Flakhaven til TRE-FOR Park, midtvejs er der diverse receptioner og der sluttes af med ”Guldkamp” (spillere fra de 3 DM Vinderhold) samt fest bag ”Fyens Stiftstidende tribunen”. Der har været afholdt møde Adam Berg, Hospitality Manager på TRE-FOR Park om især receptionen for inviterede gæster. Der er aftalt møde med Rami Ezzeddine Stadion og Sikkerhedschef angående medlems- og fanreception. Der er lavet særskilt referat fra begge møder, som indeholder opgaver som der arbejdes videre med på flere fronter.
Følg med på www.ob125.dk
Næste møde i jubilæumsstyregruppen er torsdag den 2. februar kl. 15.00 i Ådalen.

7.2. Aktivitetskonsulent til ”L*EASY Lounge” og OB hallen.
Der udarbejdes en jobbeskrivelse og personprofil på funktionen. Der afsættes et økonomiske midler til gennemførelse af 10 – 12 årlige aktiviteter for især medlemmer mellem U6 – U19. Ordningen forventes at træde i kraft 1. april. Der er dog ”Generalprøve” søndag den 15. januar med afviklingen af klubmesterskaber i PS FIFA 2012 i L’EASY Lounge.

8. Sport

8.1. KvindeElite seminar
Oplæggene til seminaret blev gennemgået og finpudset.

8.2. Tilknytning af børnefodboldkoordinator 2012 – i samarbejde med OS&E
Vi bakker ideen op samt bestræber os på at finde økonomi til at realisere dette.

9. Faciliteter

9.1 Nye omklædningsrum – herunder status på møde realkreditter etc.
Der er en færdig projektbeskrivelse som første gang afprøves onsdag den 17. januar på et møde med en bank og et kreditforeningsinstitut m.h.p. delvis finansiering gennem lån.

9.2 De nye mødelokaler – JDM Vision (Sportsdirektørens lokale og mødelokale 1) samt JDM Innovation (Mødelokale 2) er klar til brug senest ultimo januar.

10. Kommende møder
Onsdag den 8. februar, torsdag den 15. marts kl. 18.00 og tirsdag den 17. april.
Generalforsamling afholdes torsdag den 15. marts kl. 19.00

År 2011

Referat nr. 12/2011
Referat nr. 11/2011
Referat nr. 10/2011
Referat nr. 09/2011
Referat nr. 08/2011
Referat nr. 07/2011